Digital Gateway2Government (Digital G2G)

Digital Gateway 2 Government

In het project Digital Gateway 2 Government heeft VIL community IT-systemen ontworpen die bijdragen tot een vlottere, gedigitaliseerde communicatie tussen enerzijds bedrijven die in de gateways betrokken zijn bij de import- en exportprocessen en anderzijds de betrokken overheidsdiensten.

status: Afgerond | thema: Digitalisering | type: Regionaal

In onze Vlaamse lucht- en zeehavens is de communicatie tussen bedrijven en overheidsdiensten zoals de douane, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) en het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC) van cruciaal belang voor een vlotte afhandeling van goederen.

De huidige processen werken vaak vertragend op de afhandeling van de goederenstromen en de foutenlast is relatief hoog. De concurrentiepositie van de Vlaamse gateways wordt daardoor negatief beïnvloed. Vlotte en kosten-efficiënte doorstroming van goederen is immers cruciaal voor de dienstverlening van de gateways aan hun internationaal cliënteel.

Op dit ogenblik verloopt de communicatie met de overheidsdiensten vaak ongestructureerd en weinig efficiënt. In vele gevallen zijn er geen IT-systemen beschikbaar. Waar die er wel zijn, is er nood aan een goed werkende (digitale) noodprocedure die voorkomt dat, in geval van technische problemen of onderhoud aan de IT-systemen, het hele proces van aangifte en aanzuivering ernstig vertraagd wordt.

Binnen het project werden vier use-cases uitgewerkt:

• • een Digitaal Noodproceduresysteem voor de douanesystemen PLDA en NCTS.
  • een Verification Management Systeem dat de grenscontroleprocessen van douane en FAVV transparant maakt en de efficiëntie verhoogt voor bedrijven en overheid.
  • een toepassing voor het afschrijven van vergunningen voor strategische goederen in samenwerking met de Dienst Controle Strategische Goederen van het Vlaamse Departement Buitenlandse Zaken.
  • een geautomatiseerde rapportering voor in- en uitvoer van radioactieve zendingen aan het FANC op de luchthavens

Als belangrijkste cases voor alle partijen werden het Digitale Noodproceduresysteem en het Verification Management systeem geselecteerd. Het functioneel ontwerp van die systemen werd in detail uitgewerkt.

Het Digitaal Noodproceduresysteem laat bedrijven toe om hun activiteiten quasi ongehinderd verder te zetten bij onbeschikbaarheid van de douanesystemen. Dit vormt een enorme verbetering ten opzichte van de huidige situatie, waarin er wordt teruggegrepen naar papieren procedures met alle kosten en tijdsverlies van dien.

Het Verification Management Systeem kan snel en met beperkte investeringskost worden ontwikkeld en laat toe om alle grenscontroles door douane en FAVV, waar vaak meerdere partijen bij betrokken zijn, op een efficiënte en transparante manier af te handelen. Een duidelijke win-win voor bedrijven en overheidsdiensten.

Voor de use-cases rond strategische goederen en FANC rapportering werden white paper uitgewerkt die beschrijven hoe de processen door digitalisering vereenvoudigd en versneld kunnen worden.

De verdere uitrol van dit project vereist het engagement van meerdere partijen. Is het engagement van de Port Community organisaties er om dit samen prioritair op te nemen? Zijn voldoende eindgebruikers bereid om hun engagement als toekomstige klant vooraf te bevestigen en zo enig comfort te bieden aan toekomstige aanbieders? En zijn de overheidsdiensten geëngageerd om deze nieuwe vorm van samenwerking met de sector in hun operaties toe te passen en zelfs te prioriteren in het belang van onze economie en van hun eigen werking? Als het antwoord op deze drie vragen positief is, kunnen er tegen eind 2021 vier oplossingen gerealiseerd of goed op weg naar realisatie zijn.

De eerste aanwijzingen zijn alvast positief. Er is grote interesse in de sector en bij de overheden om op basis van de projectresultaten te werken aan digitale tools. Het overleg daarover werd ondertussen opgestart.